5 formas de digitalizar los procesos de una empresa en 2022

07/03/2022

5 Formas De Digitalizar Los Procesos De Una Empresa En 2022

Aún existen muchas empresas que usan documentos en papel y necesitan tener decenas de reuniones diarias para mantener todo en orden y al día. ¿Es tu caso? Si es así, ha llegado el momento de hacer caso al dicho de que ‘internet ya no es el futuro, es el presente’. La digitalización es imprescindible para cualquier tipo de empresa, sin importar su sector o tamaño. De ahí la importancia de contar con un OCR como Klippa

Si bien es cierto que esta ha sido tendencia en los últimos años, la pandemia ha acelerado su imposición en los negocios. Ya seas emprendedor o tengas una empresa asentada, estas formas de digitalizar que vamos a darte a continuación te interesarán ¡y mucho! Encontrar el mejor software de contabilidad está entre ellas. 

Hablamos de... 👇
  1. Fomenta el teletrabajo
  2. La comunicación es fundamental
  3. Debes estar en el marketing digital
  4. La contabilidad, mejor digitalizada
  5. Consejos para digitalizar tu empresa en 2022

Fomenta el teletrabajo

El teletrabajo ha sido otro de los grandes descubrimientos de la pandemia. Aunque ya hace unas décadas que muchos freelancers trabajan de este modo, no ha sido sino hasta la llegada del coronavirus, cuando muchas empresas se han dado cuenta de que hay muchos roles y funciones que se pueden realizar desde el propio hogar del empleado. La digitalización da lugar a esto, lo cual aumenta la productividad y, además, tiene a los empleados comprometidos y contentos, por lo que realizan su trabajo con entusiasmo. Lo ideal será contar con un sistema accesible a todos de forma sencilla y que encaje con el presupuesto, capacidades y preferencias de la empresa. 

Dependiendo de los roles que se ocupen en el negocio, se elegirá el software más adecuado para ello. Por ejemplo, si hay una persona para contabilidad, otra para logística, otra de contratación, lo ideal sería contar con una herramienta capaz de abarcar todos esos campos. 

Uno de los grandes obstáculos para la digitalización es uno mismo. Muchos empleadores y sus trabajadores principales pueden afirmar que su sistema siempre ha sido funcional, aunque obsoleto. Sin embargo, es un craso error pensar así, ya que es posible que funcione unos meses o años más, pero la transición está sucediendo y la digitalización se está convirtiendo en imprescindible. Con el fin de no quedarnos atrás ante la competencia, es crucial empezar desde ya. 

Ningún cambio es sencillo, pero pueden ser mejores que lo conocido, incluso cuando conlleva un camino de aprendizaje para aprovechar al máximo el potencial. 

La comunicación es fundamental

5 Formas De Digitalizar Los Procesos De Una Empresa En 2022

Si bien es cierto que pueden haber preguntas, dudas o inconvenientes durante la jornada laboral, si no marcamos límites nos podemos ver pegados todo el día al email o el teléfono atendiendo pequeños asuntos sin importancia. Este hecho reduce la productividad y, además, supone un factor de estrés importante. 

Lo más recomendable para ganar en eficiencia y en tranquilidad, creando un ambiente de trabajo relajado, es que cada cual vaya anotando problemas o preguntas (a no ser que sean urgentes y no puedan esperar) y que una o dos veces a la semana las hagan llegar por email o que se tenga una reunión face-to-face. De este modo se optimiza mucho mejor el tiempo y siempre se mantiene una comunicación fluida y la sensación de estar en un equipo incluso si se está teletrabajando. 

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Es cierto que planificar reuniones puede llevar un tiempo, al igual que asistir a ellas. Pero, créenos, esto será mucho más productivo que trabajar sin detenerse y crear dinámicas y flujos de trabajo con errores que luego hay que detenerse a solventar. Esto crea un mal ambiente laboral y grandes pérdidas de dinero para la empresa. 

Lo mejor es pensar en una forma de trabajo que defina con precisión cómo se hará cada proceso, y que siempre se efectúe la misma tarea de la misma forma. Así se evitan discusiones, confusiones y errores. 

Este método permite, además, que cualquier miembro del equipo pueda sustituir en sus labores a alguien enfermo o de baja maternal, por ejemplo. 

Gracias a los avances tecnológicos y lo abierto de la red a recibir nuevos programas, contamos con una amplia variedad de herramientas para que todo el equipo se mantenga comunicado. Algunas de ellas son Airtable, Brain, Trello o Slack, entre otras. Y no solo son útiles para comunicarse, sino para compartir y hacer un seguimiento de los proyectos. 

Y la red también nos trae grandes ayudas para guardar documentos, crear presentaciones o hacer reuniones por videoconferencia. Algunas de ellas son Google Docs, Zoom o Microsoft Teams, entre otros. 

Debes estar en el marketing digital

El mundo del marketing ha cambiado mucho y, especialmente, en los últimos años. Y no, no ha sido culpa de la pandemia, aunque suene extraño decirlo. Los flyers, disfraces en centros comerciales y las ventas a puerta fría, pasaron a la historia. Cumplieron un papel fundamental en un momento dado para muchas empresas que lograron abrirse un hueco en el mercado gracias a ellos, pero hoy, todo es diferente. 

El marketing digital no es ni una moda ni el futuro. Es el presente y quien no lo aplica en su negocio, no triunfa. Y como estamos seguros de que tú sí quieres triunfar, queremos que cuentes con un sistema que tú mismo puedas controlar. El boca a boca es algo que se escapaba y se sigue escapando de tu control. Con la digitalización tendrás todo a mano desde dónde y cuándo quieras. Incluso podrás mantener contactos de clientes antiguos e iniciar estrategias de marketing con el fin de recuperarlos. 

Claro, cabe decir que el mundo digital es frío e impersonal y el reto que se presenta puede ser el de presentar nuestra empresa humana, cercana, de modo que se gane la confianza del cliente. Para ello, se puede contar con estrategias que los impulse a conocer ese lado de tu negocio.

El conocido embudo de ventas es importantísimo para que los usuarios que se sienten atraídos a tu marca confíen en ella y se conviertan en clientes. Este embudo, también conocido como funnel de ventas cuentas con distintas fases que son: 

  • Captar clientes. A través de páginas web o landing pages para añadir un formulario que permita recoger datos como el email o un teléfono del contacto.
  • Prospecto. Cuando el contacto ya está en la base de datos, se le puede enviar información de interés o materiales como un ebook u otros.
  • Oportunidad. Es el momento clave para convertir a un usuario en cliente.
  • Calificación. Se hace una segmentación de los leads y se les califica como interesados o potenciales, es decir, que hay muchas probabilidades de que compren un producto o contraten un servicio.  
  • Cierre. Es el momento final cuando se ha ejecutado y cerrado una venta. 
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Las distintas herramientas que encontramos en internet, como puede ser el increíble CRM Holded, es fácil hacer un seguimiento del funnel de ventas e identificar en qué fase se encuentra con cada cliente. Así se pueden tomar las acciones pertinentes para afianzar la relación comercial. 

Es importante que te aproveches de ciertas herramientas de digitalización como las redes sociales y Google con el fin de acercarte a tus clientes y mostrar tu empresa y a tu equipo de su lado más humano y cercano. Linkedin es una de las redes sociales más importantes para el uso empresarial. 

Y no se trata tan solo de crear un perfil, sino de mantenerlo actualizado y de publicar de manera habitual para crear una buena reputación de empresa.

La contabilidad, mejor digitalizada

5 Formas De Digitalizar Los Procesos De Una Empresa En 2022
5 Formas De Digitalizar Los Procesos De Una Empresa En 2022

La contabilidad es una de las tareas más tediosas de un negocio. Es por ello que, cuando pensamos en digitalizar, este debe ser uno de los principales sectores en los que debemos pensar. 

Gracias a distintos sofware de contabilidad que encontramos en la red, es posible digitalizar gastos, ingresos, nóminas, facturas y demás registros. Es más, es posible automatizarlo para que no tengas que estar pendientes de fechas, sino que el programa lo hará por ti en el día que le marques. 

Consejos para digitalizar tu empresa en 2022

Cuando ya hemos decidido los sectores y aspectos que debemos digitalizar en neustro negocio, es importante tener en cuenta varios consejos:

  • Compara tus opciones de software antes de decidirte por uno. Hay muchas opciones en el mercado y debes asegurarte de que el que quieres encaje con las necesidades de tu empresa. Es posible que si estás comenzando tengas suficiente con una versión gratuita o inferior a la premium. 
  • Entrena a tus empleados. Es fundamental que formes a los trabajadores en el programa que has elegido, siempre teniendo en cuenta su puesto y sus capacidades. Es probable que tengas que enfrentarte a los que no quieren hacer cambios y también tener paciencia con los que su capacidad de entendimiento del mundo digital es más limitada. 
  • Prueba diferentes demos gratuitas de los programas que estás considerando adquirir. De ese modo sabrás si es suficiente para ti o necesitas más o menos, dependiendo de tus circunstancias, tu bolsillo y las necesidades de la empresa. 

Por tanto, podemos hacer un inciso nuevamente en la importancia de digitalizar tu empresa. No te quedes atrás y destaca de la competencia adelantándote a sus movimientos. 

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